Обмен скан-копиями может получить юридическую силу

Категория:
139
Обмен  скан-копиями может получить юридическую силу

В Государственную Думу поступил законопроект, согласно которому предполагается внесение изменений в ФЗ № 115. Планируемые изменения затрагивают часть закона, в которой идет речь об использовании электронных документов, и определяют порядок их конвертации, правила хранения и процесс уничтожения.

Преобразование документа из одного формата в другой определяется как конвертация. Полученный в результате документ равноценен исходнику в том случае, если:

  • Первоначальная данные, реквизитные составляющие, метаданные документа и его структура не подвергались изменениям.
  • Полученный документ в электронном формате заверен квалифицированной электроподписью усиленного типа (КЭП) лица, осуществившего его преобразование.

Во время принятия документа в электронном формате на хранение оформляется опись, которая включает следующие данные:

  • Дата подачи документа на сохранение.
  • Информация о формате и метаданных.
  • Сведения о лице, предоставившем документ.

Полученная опись обязательно заверяется усиленной КЭП. Если необходимо предоставить подобную документацию третьим лицам, она передается совместно с оформленной ранее описью.

Уничтожение документации в электронном формате осуществляется путем стирания без возможности повторного восстановления. Полному удалению подлежат все элементы документа, но в некоторых случаях допускается сохранение метаданных.

бухгалтер фото

Электронный дубликат документа

Руководителям организаций, бухгалтерам и компаниям-аутсорсерам в поданном законопроекте особо важен пункт 11.3. В нем идет речь об электронном дубликате документа, под которым подразумевается скан с исходника в бумажном формате. Этот промежуточный вариант между классическими бумажными документами и их электронными версиями в законопроекте предложено приравнивать к оригиналу.

При вступлении этого условия в силу с юридической точки зрения обмен скан-копиями будет равноценен предоставлению первичной бумажной документации. Это особо удобно для компаний, использующих бухгалтерское сопровождение, при котором различные бухгалтерские процессы передаются внештатным специалистам на аутсорсинг.

документы подпись фото

В Санкт-Петербурге услуги по аутсорсингу бухгалтерии предоставляет наша компания – специализированный центр «Адали». Мы внимательно следим за текущими законодательными изменениями, что позволяет нам своевременно реагировать на них, предоставляя клиентам наиболее удобные и выгодные условия сотрудничества.